Google Calendar: l’agenda elettronica di cui un professionista non può più fare a meno!

Alcuni trick da conoscere per utilizzare questo software al meglio!
Massimiliano Mora
August 26, 2021
5
minuti di lettura

Google Calendar: tutto quello che devi sapere!

Ciao e ben trovato in questo nuovo articolo!


In queste ultime settimane ti abbiamo parlato brevemente sia di Shift sia di Slack, per condividere con te tutti quelli che sono gli strumenti che usiamo per rendere più semplice la comunicazione aziendale usando software totalmente gratuiti.

Oggi continuiamo questa piccola serie dentro il format Paper to make a video parlandoti di Google Calendar che, da quando Progetto Bridge esiste, quindi circa dal 2015, è il nostro strumento principale con cui gestiamo tutti i nostri impegni aziendali.

google calendar come funziona
Google Calendar

Una delle problematiche più frequenti quando si lavora in team, soprattutto quando si inizia a lavorare insieme, è quella di comunicare a tutti contemporaneamente quando ci sono nuovi impegni fissati, per evitare sovrapposizioni.
In questo Google Calendar ci aiuta perfettamente, e ora ti spiegherò in breve come fare per sfruttarlo al meglio.

google calendar macbook
Un MacBook Pro, se non esistesse Google Calendar

Prima di tutto, bisogna creare un account Google, che può essere comune tra tutti gli utenti oppure no.
Nel nostro caso, essendo un team costituito da soli 3 componenti, ci è venuto più comodo non suddividere le informazioni tra diversi account Google ma, qualora si parli di un organico più ampio, Google dà la possibilità di condividere i calendari tra account differenti.

Con Google Calendar è possibile inserire moltissime altre informazioni all’interno degli eventi.
Tra le informazioni più utili troviamo sicuramente la possibilità di inserire descrizioni nelle note ma soprattutto di integrare gli indirizzi delle nostre destinazioni.

google calendar cosa è
La schermata di creazione evento

Cliccando sul giorno dentro cui vogliamo inserire il nostro evento si aprirà la schermata di creazione soprastante, dove in modo molto intuitivo è possibile compilare la scheda così che, quando si avvicini l’evento stesso, si abbiano tutte le informazioni a portata di mano.

Descrivendoti la schermata in ordine di lettura, una volta dato un nome all’evento è possibile fissare un giorno, un orario, e un promemoria.

Successivamente, possiamo aggiungere, qualora si parlasse di una call aziendale, una conferenza programmata Google Meet, in modo tale che gli invitati possano accedervi all’ora concordata.


Oppure, cliccando su “Aggiungo luogo” è possibile inserire l’indirizzo della nostra destinazione, in modo che, quando arriva la notifica del promemoria, sia sufficiente cliccare sull’indirizzo inserito e Google Maps ci porterà adestinazione.

Un esempio di come ci si può muovere all'interno di Google Calendar

I valori aggiunti che Google Calendar porta nell’organizzazione aziendale di un professionista sono i seguenti:

 

·        Aggiornamento continuo e simultaneo: una volta cliccato su “Salva” e aggiornato il calendario, tutti i dispositivi su cui l’account Google di riferimento ha effettuato il login, vedranno l’evento, evitando così qualsiasi sovrapposizione e fraintendimento tra i colleghi.

 

·        Integrazione: Google, come è solita fare, sfrutta tutti i servizi che negli anni ha creato in modo tale da permettere ai suoi utenti di risolvere molti dei problemi che la vita professionale può farci incontrare. Infatti, unendo altre piattaforme come Google Meet o come Google Maps, non ha lasciato davvero nulla al caso, creando qualcosa di completo ed incredibilmente elastico, per chiunque ne abbia bisogno, sia a livello personale che professionale.

 

·        Stabilità: altra nota di merito sui software di casa Google è ovviamente riferita alla stabilità che da sempre li ha contraddistinti. Infatti, a partire dalle prime versioni del motore di ricerca più utilizzato al mondo in avanti, l’azienda è sempre riuscita a creare dei prodotti che non solo fossero incredibilmente intuitivi, ma che fossero praticamente esenti da qualsiasi tipo di bug. Usando Google Calendar sui più svariati dispositivi, si nota sempre una grande fluidità nonostante l’hardware e il software ospitante siano differenti, rendendolo ancora di più adatto ad un’utenza molto diversa.

 

·        Usarlo, non è uno sforzo: nonostante possa apparire scontata come osservazione, il fatto che gli utenti siano stimolati dall’utilizzo delle app, permette sicuramente che non sia difficile “passare il testimone” nel momento in cui si aggiunge un membro nuovo alla propria azienda, senza che questo incorra in difficoltà nell’iniziare a usare questo nuovo strumento.

 

·        User Friendly: come accennavo prima, Google dà molta importanza all’esperienza utente e, Google Calendar, come anche tutti gli altri software creati dall’azienda, sono estremamente intuitivi, adatti sia per i più avvezzi al mondo tech che ai neofiti.

 

Concludendo che dire, spero che questo articolo si sia rivelato utile per te, e che ti abbia permesso di conoscere meglio uno strumento che sicuramente può rivelarsi adatto sia alla tua vita personale che professionale.


Ti chiedo come sempre di supportarci condividendo questo articolo con i tuoi amici, o con chiunque possa essere interessato a snellire la propria comunicazione aziendale.

Per il resto ci ritroviamo la settimana prossima con un nuovo articolo!

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